Groupe de Travail "Accueil des nouveaux Shifters"

Bonjour à tous,

Nous lançons un GT consacré à l’amélioration de l’accueil des nouveaux Shifters.

Nous avons envie de travailler de manière transparente, de partager facilement idées et suggestions, et de faciliter l’intégration de nouveaux membres dans notre petite équipe. Nous allons donc utiliser cet espace pour rendre compte de l’avancée de notre travail.

Nous posterons régulièrement des synthèses de nos réunions, des points d’avancée ou des liens vers des ressources sur le sujet. Les contributions en lien direct sont les bienvenues, mais nous allons essayer de limiter les discussions informelles pour rester aussi lisibles que possible. Merci d’avance !

Le groupe est créé le 27 novembre 2020, et se compose de @Martin_L, @cpt-suppr-ab et @Fanny35, sous la supervision de Mathilde @MatLry, coordinatrice pour la vie interne de l’association, les événements et la communauté. La création de ce groupe a été approuvée par @Matthieu_P , membre du CA de l’association.

Vous pouvez nous contacter par MP !

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Définitions du groupe de travail

Objectifs :

  • Faciliter l’intégration dans l’association
  • Faciliter la compréhension du fonctionnement de l’asso
  • Aider les nouveaux à trouver/à faire leur place (dans le respect des valeurs/charte)
  • Améliorer l’accueil par différents canaux (forum, mails,…)

Le parcours aujourd’hui :

  • L’accueil “guichet unique” se fait via le formulaire Google.
  • Il y a ensuite divers parcours possibles : vers le forum, les groupes locaux, les mensuelles, les appels à volontaires…

Les problèmes rencontrés :

  • Trop d’information, peu lisible (manque d’une carte, d’un sommaire, d’une synthèse)
  • Parcours possibles très divers
  • Sentiment d’opacité (pas d’organigramme, pas de compte-rendus des CA et GT)

Conséquences :

  • frustration des shifters qui ne trouvent pas ce qu’ils recherchent
  • moindre efficacité, perte de motivation, perte de contact, dilution de l’information…

Propositions d’actions du groupe de travail :

  • Etablir une cartographie des parcours, rédiger des profils de “personas” pour permettre un diagnostic et des propositions concrètes
  • Recenser tous les documents et supports qui existent déjà, faire la liste des besoins de mise à jour, mutualiser ces outils
  • Faire une première liste de suggestions d’actions à mettre en place
  • Le travail se concentre dans un premier temps sur l’accueil des neo-arrivants, mais on peut envisager de réfléchir ensuite plus largement à l’organisation et l’animation de la communauté des Shifters

Organisation du groupe de travail :

  • Triumvirat ouvert à d’autres participants
  • Mode d’action : faire des propositions rapides sur les gros points noirs, les plus faciles à résoudre, se concentrer sur les choses les plus simples et utiles, plutôt qu’envisager de grosses restructurations, longues à mettre en place et sans certitudes d’aboutissement
  • Mission limitée dans le temps (diagnostic et propositions d’action)
  • Travail sur le forum, visible par tous, avec CR réguliers
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Compte-rendu réunion #1
27 novembre 2020

Décisions / à faire d’ici prochaine réunion

  • Commencer l’étude de l’existant : formulaire et email d’accueil + contacter la personne responsable (Dominique)
  • Créer un sujet sur le forum
  • Créer un espace Drive
  • Participer au séminaire coordination des groupes locaux (table ronde consacrée à l’accueil)
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Compte-rendu travaux de décembre

  • Nous ne sommes plus que deux dans notre « cellule d’accueil » (@Martin_L et @Fanny35) suite au départ de Richard. Nous allons avoir besoin de renfort, les bonnes volontés sont invitées à se manifester.
  • Nous animerons, sous la supervision d’un membre du CA, la prochaine réunion mensuelle d’accueil (lundi 8 janvier), avec quelques évolutions dans le format pour la rendre plus interactive + impliquer si possible les groupes locaux.
  • travaux en cours : cartographie du « parcours idéal du Shifter » / proposition d’onboarding par emails automatisés
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