Amélioration de la communication courriel vers bénévoles

L'Association Questions au staff
#1

Bonjour,

Je viens de recevoir un courriel de refus pour une candidature que j’avais faite il y a un mois. Il s’agissait de la « Formation interne Référentiel & Charte des Shifters ».

L’appel à volontaire a été envoyé le 4 février, nous sommes le 2 mars. On n’est pas loin de la moyenne de 3 semaines annoncée pour la réponse.

J’imagine que cette réponse a été rédigée avec un modèle géré automatiquement.

Elle commence par une adresse au prénom, sympa, et un tutoiement qui correspond au ton du forum.

Il est possible que j’aie mal écrit mon prénom dans la demande parce que l’adresse est « Jean-christophe » (minuscule sur le « c ») mais c’est peu probable parce que j’utilise une expansion automatique pour éviter d’avoir à taper des chaînes de manière répétitive sur ma machine (jc- → Jean-Christophe)

Le style de la première moitié (la partie « refus ») est un peu lourd malgré le tutoiement. On est fier de m’avoir mais on a vraiment 10 fois trop de candidatures et donc on choisit les plus compétents. Ça fait très LinkedIn. Il y a sûrement des manières plus sobres de rédiger un refus qui n’infantilise pas le lecteur.

Dans la seconde moitié du message, on passe brutalement à un vouvoiement, le style devient plus rigide et on s’attendrait presque à un « cordialement » à la fin.

Le message contient des fautes qu’une relecture aurait pu facilement détecter (pas toutes détectées par Word, LanguageTools un peu meilleur et Antidote les a toutes notées) et des incohérences (on parle d’un côté de Shifters et de l’autre de shifters).

La signature est anonyme « Les Shifters », et considérant le mode de communication sur le forum, c’est impersonnel à l’extrême, combiné à une adresse « noreply », on ne ressent pas un désir de continuer l’échange avec le bénévole.

L’adresse d’origine est un « no reply » vers un mail google :

noreplyshifterscandidature@gmail.com

Alors que l’adresse d’origine de la demande était :

noreply@theshifters.org

Autant de points sur lesquels de petites améliorations feraient une grande différence.

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#2

je me permets d’ajouter à ton expérience, Jean-Christophe, pour avoir moi aussi reçu des emails de refus similaires, d’autant plus frustrant quand on nous dit par ailleurs qu’il manque de volontaires pour ces missions en particulier et que c’est pour ça que certains processus (au hasard TTS) sont lents…

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#3

@jchelary
Pas de souci je reçois des choses similaires.
Depuis le vol de mon cartable d’enseignante en pleine rue le 19 juin 2019, le jour de l’anniversaire de mon ami G. des Hospices Civils de Lyon … alors que des PC de reprises de données des hôpitaux sur du matériel HP disparaissaient dans les TGV RER … entre 1995 et qq années plus tard.
Je n’arrête pas de m’excuser, Eric Piolle, j’espère que les familiarités vont s’interrompre !!!

Ceci étant, si une reformulation de la candidature pouvait être possible, cela me rassurerait.
Depuis Lyon Part-Dieu.

#4

Bonjour @jchelary, @malix
Je suis l’administratrice du domaine projet et je souhaite vous remercier pour votre retour constructif! J’espère pouvoir rendre votre expérience meilleure.

L’expérience des shifters candidats est très importante pour nous et c’est pour cela qu’on prends le temps de répondre à chacun d’entre vous.

Avant de rentrer dans le détails de la réponse je souhaite vous donner quelques éléments de contexte:

  • il y a aujourd’hui une asymétrie entre le nombre de projets et le nombre de personnes souhaitant s’impliquer dans l’association. (Centaines vs milliers)

  • Nous sommes entrain de résoudre cela avec la possibilité pour chacun d’organiser son propre projet avec les initiatives autonomes. Cela sera très bientôt (je l’espère)concrétisé avec un site projet.

  • nous avons par an plusieurs milliers de candidatures à gérer.(et une petite équipe) Nous avons mis un point d’honneur à répondre à chacun d’entre vous mais cela implique aussi une certaine forme d’automatisation. Nous essayons tout de même de varier le contenu des messages tous les mois pour mettre en lumière des initiatives phares de l’association où on a besoin de vous.

Pour les réponses aux candidatures je vous propose les différents premiers éléments de réponse :

  • je retiens ton point sur le tutoiement/vouvoiement que l’on peut tout à fait corriger.

  • sur la première partie du mail je serais ravie d’avoir une proposition un peu plus chaleureuse pour remplacer la nôtre. Si tu souhaites faire une version entière du mail je suis preneuse aussi. (En.gardant en tête qu’une partie du mail varie tous les mois)

  • La vérité est que nous avons effectivement beaucoup de candidatures. Les candidats sont choisis en fonction des compétences,expériences et motivations (nous regardons le nombre de fois que chaque candidats à candidater et son nombre de refus). Nous avons choisi d’être transparent sur la raison la plus probable pour laquelle le pilote n’a pas pu vous choisir.

  • @malix TTS n’est pas un projet en tant que tel mais un système de conférence. Je ne suis pas spécialiste des questions sur les conférences et formations mais j’imagine que cela peut prendre du temps de former les conférenciers et formateurs.

  • Il est vrai que certains projets ont plus de succès que d’autres. On a parfois des projets avec 100 candidats et d’autres plus spécifiques avec 6 candidats seulement.(en général ils sont tous pris). Il existe également des projets ayant grandement besoin d’aide mais pas assez de volontaires comme la big review qui nécessite une aprèm vs plusieurs mois pour les projets.

  • le prénom dans le mail est pris automatiquement de l’appel à shifters. Nous ne corrigeons pas à la main les typos des prénoms/nom.

  • le mail est envoyé par l’équipe mailing mais c’est le domaine projet qui répond au candidatures (d’où la différence d’adresse)

  • nous avons fait le choix de mettre explicitement que c’était une réponse noreply car nous ne sommes pas en mesure de répondre aux centaines de messages sur chacune des candidatures. Nous préférons être transparents sur notre capacité à vous répondre.

  • Pour la signature on peut la changer par le domaine projet si cela vous paraît plus précis ou la liste des noms des personnes du domaine ?

Amicalement?
Melissa

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#5

Hello!
merci beaucoup pour ta réponse!
je tenais juste à préciser que pour TTS, j’avais candidaté à une mission qui consistait justement à aider l’équipe qui gérait les conférences et aspirants conférenciers (Coordinateur Conférencier et Préparation) (: étant moi même coincée dans le processus je souhaitais donner un coup de main (:

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#6

C’est exactement ce que j’allais proposer à @jchelary qui a l’air bien au taquet sur les questions de rédaction :slight_smile:

Ca fait plusieurs fois que tu remontes ce genre de commentaires (ce qui est top, n’hésite pas à continuer, c’est comme ça qu’on s’améliore), et j’ai vraiment l’impression que tu es aussi pointu que moi sur les questions de formulation, grammaire et ortho ! Pour le coup, tu es fiché (positivement) en ce qui me concerne, si un besoin de ce type m’est spécifiquement remonté, je sais désormais qui appeler :slight_smile:

Je vais apporter une précision concernant le recrutement, parfois il faut aussi avoir une équipe aux profils variés, et parfois les choix sont vraiment difficiles. Donc les critères varient énormément, et la motivation qu’on ressent dans le message personnalisé est très importante aussi (certaines personnes ne savent pas quoi y écrire, et du coup on se focalise sur les autres) ; sur certains projets avec équipe de long terme, c’est la disponibilité aussi…

@MelissaP ce serait difficile à gérer si le « recruteur » vous transmet la raison du refus ?

#7

Hello laetita,

Nous avons déjà du mal à obtenir sous 1 mois le resultat des selections aux milliers de candidatures. Cela me semble difficile d’imposer pour chaque candidats une justification.

Si nous obtenons une information pour 10% seulement cela va créer de la frustration pour les 90% qui n’auront pas de réponse.

Si certains pilotes souhaitent faire une réponse 100%personnalisée ils sont cependant libre de le faire en dehors du processus.

Et oui je confirme la dernière question libre est très regardé pour mieux comprendre la motivation et le « fit » du shifters pour ce projet.

Melissa

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#8

Merci Laetitia ! Je n’ai pas encore répondu à Mélissa parce que j’avais des charrettes (et des épisodes de TWD en retard), mais je garde ça sous le coude. Merci de me ficher :slight_smile:. Pas de pb pour les questions de recrutement, je suis content de voir un frein à ma boulimie. Par contre, pour des corrections/relectures, je suis vraiment toujours dispo, donc n’hésite pas !

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#9

Je ne pense pas qu’une réponse individualisé soit nécessaire. Je te ferai une proposition dans la semaine ! :slight_smile: