[À vos crayons] Votre feedback sur l'accueil des nouveaux arrivants


UPDATE 2 au 27/11 :

  • Pour le moment 5 retours assez complets, merci !

Un groupe de travail a été officialisé pour travailler sur l’accueil et l’engagement de la communauté.


Bonjour, bonsoir,

Suite à l’expression du besoin de réfléchir à un accueil plus carré des nouveaux arrivants par le groupe local de Rennes, nous avons décidé de récolter un feedback général auprès de tous pour nourrir leur réflexion. À terme le document du groupe rennais pourra, je l’espère, être étendu aux différents groupes locaux moyennant quelques adaptations.

https://forum.theshifters.org/t/rennes-groupe-de-travail-accueil-des-nouveaux-arrivants/6883

Évidemment toutes les idées données pourront alimenter des travaux subséquents sur l’accueil des nouveaux arrivants avec l’aval du CA.

Pour tous Les Shifters : :world_map:

Donnez votre avis et vos idées ici (je vais sans doute étoffer le questionnaire bientôt) : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSc-0BTdb56PLmgeX8KFB2fKHSUVKlQ39eCSOng8_p68JS4Ydg/viewform?usp=sf_link

Pour les Shifters impliqués dans le GT et l’accueil des nouveaux arrivants :

@ds.laetitia @Fanny35 @najmam @cpt-suppr-ab @Camille_T @Alexandre35 @QuentinLancrenon @ds.laetitia @Matthieu_P, nos amis gestionnaires de groupes locaux, les membres du CA et tous les autres héros de l’ombre de l’association :wink:

Au delà du feedback, nous souhaitons aussi centraliser un maximum de documents, de bonnes pratiques déjà en place et de noms de membres impliqués dans l’accueil. Nous aimerions ne pas redémarrer de 0 ou oublier le bon travail déjà fait en route ! Si vous êtes impliqués dans l’accueil d’une manière ou d’une autre n’hésitez pas à passer sur le fichier et à répondre aux questions ou laisser des idées.

Spreadsheet ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qs3ldXKTHdOOsyhMN5Sd78bZ9i9jv3hhd8BGDOLK5B4/edit?usp=sharing

Dossier pour poster vos supports et/ou prises de notes (vous pouvez mettre les liens à la suite dans le document « LIENS » si vous ne souhaitez pas créer une copie) : https://drive.google.com/drive/folders/1llNrASLdmQtdIHDuPvClYN2ohFPxRLJr?usp=sharing

Merci bieng pour votre aide !

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Excellente initiative :slight_smile:

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En tant que référent GL Rennes les principales questions qui se retrouve chez nos nouveaux arrivants, c’est comment cotiser et quand est la prochaine réunion du GL,

J’ai pu remarquer grâce aux extractions de coordonné d’inscrits qu’une vingtaine de personne ayant mis comme lieu Rennes sur leur fiche d’inscription au shifters ne connaissait pas le GL local, il faudrait établir soi une transmission des coordonnés des nouveaux inscrits aux GL de proximité, soi lors de l’inscription donner les informations pour contacter le GL de proximité,

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Comme je l’ai mis dans mon retour, ça serait efficace d’avoir une infographie qui résume les étapes de l’inscription, les contacts importants, les catégories du forum.

D’une part ça aiderait les nouveaux arrivants à s’y retrouver, mais ça permettrait aussi aux indécis, aux personnes qui tombent par hasard sur le forum, et ceux qui découvrent l’asso par leurs proches de voir que le chemin à suivre pour s’inscrire est simple et bien balisé.

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UPDATE 3 au 14/12 :

De nombreuses suggestions ont été faites et nous vous en remercions. Nous avons pu établir une liste éléments clés à apporter à chaque nouveau Shifter.

Voici les actions lancées :

  • Écriture d’un synoptique du nouvel arrivant (grandes étapes et informations liées).
  • Lancement d’un on-boarding par mail calqué sur le synoptique.
  • Proposition au maximum d’entretien d’accueil aux arrivants (forum pour le moment, voir si on peut étendre aux GL) pour répondre à toutes les questions qu’ils peuvent se poser.
  • Appel à volontaire ???
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Bjr Martin_L,

Arrivante début nov, pour moi ce n’est pas le « carré » qui manque le plus dans l’accueil aux Shifters (ça l’est même parfois un peu trop, mais je comprends la nécessité de « contrôler » quand il ya de plus en plus de monde), c’est l’humain ! le visuel : toutes les visio que j’ai suivies jusqu’ici (très peu, mais quand même), il n’y avait que l’organisateur qu’on voyait, et encore…, même là, on voyait le partage d’écran et c’est tout… Sans doute est-ce par souci de réduire les émissions de la visio, certes, mais dans « l’accueil » de nouvelles personnes, afin d’aider à se sentir à l’aise et comprendre les choses, il me semble primordial de pouvoir repérer des noms, prénoms, poser un visage sur ces noms… Pour moi jusqu’à présent, tout est désincarné, à part Grand Manitou, qu’on voit partout : Jean-Marc.

C’est très frustrant, dommage. Et le confinement n’explique pas tout, il me semble. Mais cela dit, je ne sais pas si beaucoup d’autres partagent le même ressenti que moi.

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bonjour Nane,

Merci beaucoup pour ce retour et ces idées.
On partage tout à fait tes impressions, et je peux même te dévoiler ici en avant-première mondiale que pour la prochaine réunion d’accueil en janvier, on passe du mode « wébinaire » au mode « réunion » ! On ne pourra pas faire de tour de table mais on va essayer de créer quand même de l’interactivité et de la rencontre entre les participants.

@Martin_L et moi essayons d’accueillir et d’intégrer les nouveaux Shifters le mieux possible, et toutes les idées / bonnes volontés sont les bienvenues pour nous y aider :wink:

Merci encore et bonne soirée!
Fanny

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À ce propos, est-ce que ça serait pertinent d’intégrer des Shifters (notamment récemment adhérants) à ces réunions, de manière à favoriser l’interactivité, répondre aux questions
Pourquoi pas sous forme d’ateliers en petits groupes après une présentation plus classique et concise :slight_smile:

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Nous nous familiarisons déjà avec le fonctionnement de la réunion avant de tout changer :wink:

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Je crois qu’on va devoir recruter Nane pour renforcer l’équipe d’accueil :wink:

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Pas de souci ! après avoir essuyé les plâtres, je vais être prête :wink:

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@anbx ce serait sans doute idéal mais risque d’être un peu long. La présentation du fonctionnement de l’asso dure déjà une bonne heure (enfin celle que j’ai suivi le 8 décembre).

@Fanny35 et @Martin_L : je pense qu’il faudrait insister sur le fait de, d’abord, partager son parcours, comme je l’ai fait récemment ce qui m’a mis en contact avec vous. Si je l’avais fait plus tôt, sans doute aurais-je eu moins de soucis.

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bonsoir, j’ai participé à la réunion accueil du 8/01/21
Plutôt content du format et de l’animation. merci de l’accueil et des vos éclaircissements.
Au vu des connexions du 8/01/21, plus de 70 personnes je crois, je me suis senti quand même un peu noyé dans la masse. une limite à 30 personnes voire 20 ce serait cool mais chronophage :wink:
peut être un mail recap avec les liens indiqués dans le chat : car il faut être franc je n’ai pas tout retenu et encore moins les liens internet fournis.
à bientôt

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@Fanny35 et @Martin_L
Bravo ! je vous réitère le constat donné hier soir en fin de réunion d’accueil : le format m’a semblé le parfait compromis (visuels des arrivants au démarrage, puis coupure et partage d’écran avec présentation individuelle dans le tchat, puis présentation avec visuels en sous-salle) y compris de laisser place à un peu d’improvisation, dans la présentation comme aussi la liberté de proposer à ceux qui le souhaitaient de rester encore en ligne pour continuer d’échanger la toute fin.

@albertdu85 Je n’ai pas vu plus de 64 personnes dans le zoom dont Fanny, Martin et moi mais 60 personnes est sans doute un max, en effet. Limiter à 30 me semble difficile car chaque animateur ayant des disponibilités limitées, je ne vois pas comment dédoubler la réunion d’accueil, ni laisser des personnes sur le carreau pendant 1 mois jusqu’à la suivante.

@Fanny35 et @Martin_L je ne sais pas si c’est possible mais peut-être pourrait-on faire un copier des échanges du tchat et coller dans un message ici sur le forum sur la date de la réunion, afin que les personnes puissent retrouver les liens et présentation des uns et des autres s’ils le souhaitent ? Ou alors de rappeler à tous qu’il est possible de faire un copier-coller dans un fichier Word ou autre… ?

Bonne soirée
Janice

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@Nane @albertdu85

Merci à tous pour vos retours, on prévoira un récap sur google doc avec tous les liens importants, voire un historique du chat la prochaine fois. Il faudrait qu’on fasse une inscription avec mail pour pouvoir renvoyer tout ça par mail directement après.

Concernant le nombre, c’était peu exceptionnel d’après Matthieu, à voir. Plutôt que limiter le nombre d’inscrits, on va peut-être simplement augmenter la fréquence des réunions si c’est nécessaire.

On a oublié d’enregistrer d’ailleurs :zipper_mouth_face:

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Merci à @Martin_L et @Fanny35 pour ce travail! :slight_smile:

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Avec désormais l’aide d’@Eleu, et bientôt plein de renfort !

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